E-Rechnung ab Januar 2027: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zum Umstellen

Empfangen müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025. Der zweite, deutlich aufwendigere Schritt steht in fünf Monaten an: **Ab dem

1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen ausstellen.** Für alle übrigen gilt die Pflicht ein Jahr später, ab 2028 — ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Der häufigste Irrtum: Die hübsch gestaltete PDF-Rechnung per Mail erfüllt die Anforderungen nicht. Verlangt wird ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 — in Deutschland üblicherweise XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). ZUGFeRD hat den praktischen Vorteil, dass die Rechnung für Menschen weiterhin lesbar bleibt.

Warum das ein IT-Thema ist, nicht nur ein Buchhaltungsthema

Die Umstellung betrifft die gesamte Rechnungskette:

• Ausgangsrechnungen: Kann Ihre Warenwirtschaft oder Rechnungssoftware XRechnung/ZUGFeRD erzeugen — und sind alle Pflichtfelder sauber gefüllt? Häufig fehlen strukturierte Angaben wie Leitweg-IDs, einheitliche Zahlungsbedingungen oder korrekte Steuerkennzeichen.
• Eingangsrechnungen: Ankommende XML-Dateien müssen verarbeitet, geprüft und zugeordnet werden. Ohne Automatisierung entsteht hier zusätzliche Handarbeit statt Entlastung.
• Archivierung: Die strukturierte Datei ist das Original und muss in dieser Form revisionssicher aufbewahrt werden — ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie genügt nicht.
• Schnittstellen: Zwischen Vorsystemen, Warenwirtschaft, DMS und Steuerkanzlei müssen die Daten fließen. Genau hier steckt in gewachsenen Landschaften der eigentliche Aufwand.

Ein realistischer Fahrplan bis Jahresende

1. August/September: Bestandsaufnahme — welche Systeme erzeugen und empfangen Rechnungen, was können sie heute, was sagt der Hersteller zur E-Rechnungsfähigkeit?
2. Oktober: Lücken schließen — Updates einspielen, fehlende Stammdaten ergänzen, gegebenenfalls Schnittstellen entwickeln lassen.
3. November: Testbetrieb mit echten Belegen, idealerweise mit einigen Kunden und Lieferanten sowie der Steuerkanzlei.
4. Dezember: Prozesse und Zuständigkeiten dokumentieren, Mitarbeitende einweisen, Archivierung prüfen.

Wer erst im Dezember anfängt, macht die Umstellung im Januar unter Produktivdruck — mit Rechnungen, die möglicherweise nicht bezahlt werden, weil sie formal fehlerhaft sind.

Unser Fazit

Die E-Rechnung ist Pflicht, kann aber ein echter Gewinn sein: weniger Tipparbeit, schnellere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen. Entscheidend ist, dass die Systeme sauber zusammenspielen. Wir unterstützen Sie bei der Prüfung Ihrer Umgebung und setzen fehlende Schnittstellen um — damit der Januar ein normaler Monat wird.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Zu umsatzsteuerlichen Fragen sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.